Dass E-Mail-Verschlüsselung gemäß DSGVO-Compliance für jeden unabdingbare Pflicht ist, der personenbezogene Daten per E-Mail versendet, - egal ob intern oder extern, scheint noch nicht überall durchgedrungen zu sein.

Doch selbst DSGVO-bewusste Anwender finden auf dem gegenwärtigen Markt nur schwer eine praktikable Lösung, denn mit den bekannten Verschlüsselungs-Methoden, wie PKI und PGP, kommen nahezu 95% der normalen Anwender nicht klar. Auf der anderen Seite sind die bis dato verfügbaren Produkte entweder zu teuer oder zu umständlich.

Auf dieser Basis wurde OLXSendMailDSGVOkonform zusammen mit einem Consultant im Bereich DSGVO-Audits & -Gutachten entwickelt.

Unser Ziel war es ein bedarfsgerechtes Produkt zu ermöglichen und die daraus resultierenden Anforderungen waren offensichtlich - die Lösung muss ganz einfach sein: Keine Schulung, höchstens eine Einweisung, keine kryptischen Optionen zur Auswahl, so wenig Mausklicks wie möglich und es soll möglichst keine zusätzliche (Arbeits-)Zeit kosten.

Keinerlei Umstellung erforderlich

OLXSendMailDSGVOkonform lässt sich als Outlook-AddIn direkt in Outlook integrieren. Beim Klick auf den „Senden“-Button erscheint dann das OLXSendMailDSGVOkonform-Interface mit den Verschlüsselungsoptionen – Es ist kein PKI, PGP oder sonstige Verschlüsselungsmethode nötig.

Flexible Verschlüsselungsoptionen

Beim Klick auf den „Senden“-Button lässt sich die Art der Verschlüsselung frei wählen: keine Verschlüsselung, nur Nachrichtentext oder Nachrichtentext und Anlagen verschlüsseln.

DSGVO-konformer E-Mail-Versand

OLXSendMailDSGVOkonform erstellt aus dem Nachrichtentext automatisch ein kennwortgeschütztes PDF. Daraufhin wird die E-Mail mit dem PDF-Anhang sowie einem Ersatztext anstelle des Originaltextes versendet.

Nur der Empfänger kann das geschützte PDF-Dokument mit dem entsprechenden Passwort lesen – So ist der DSGVO-konforme Versand personenbezogener Daten selbst im Falle z.B. versehentlich falsch eingetragener Adressaten gesichert. Selbstverständlich sind sowohl das Passwort als auch der Ersatztext frei definierbar.

Globale Einstellungen für alle Anwender

Die Verschlüsselung lässt sich zudem von zentraler Stelle aus für alle Anwender steuern. Via Registry können Sie definieren, dass generell jede Mail verschlüsselt wird und der Anwender gar keine Wahlmöglichkeit hat. So haben Sie vollständige Kontrolle über die Einhaltung der DSGVO-gemäßen E-Mail-Verschlüsselung.